1. Wie zijn wij?

Hulshof TCP B.V. (“Hulshof”, “wij” of “ons”) ondersteunt mensen, teams en organisaties bij ontwikkeling, leiderschap en samenwerking. Wij verzorgen onder meer advies, trainingen, coaching, scans, online leeractiviteiten en digitale oefenomgevingen.

Hulshof is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven, tenzij wij bij een specifieke opdracht uitsluitend in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken. In dat laatste geval kan de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn en zijn wij verwerker.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens van:

• bezoekers van hulshoftcp.com en gebruikers van online formulieren;
• contactpersonen bij (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers en samenwerkingspartners;
• deelnemers aan trainingen, coaching, scans, programma’s en online leeractiviteiten;
• trainers, coaches, opdrachtnemers en andere professionals die voor of met Hulshof werken;
• sollicitanten;
• ontvangers van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie;
• personen die op een andere manier contact met ons opnemen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van jouw relatie met Hulshof en van de dienst die je gebruikt.

3.1 Contact-, relatie- en administratiegegevens

• naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, functie en afdeling;
• correspondentie, afspraken, notities en contacthistorie;
• offerte-, contract-, plannings-, factuur- en betalingsgegevens;
• gegevens die nodig zijn voor relatiebeheer, projectadministratie en dienstverlening.

3.2 Deelnemers, trainingen, coaching en Accelerate

• naam, e-mailadres, organisatie, functie, project- en groepsindeling;
• inschrijving, aanwezigheid, voortgang, leerdoelen, opdrachten, reacties en evaluaties;
• antwoorden op vragenlijsten, tests en scans, uitkomsten, scores en rapportages;
• certificaten, badges en andere gegevens over deelname en afronding;
• informatie die deelnemers zelf invoeren of delen tijdens coaching, oefeningen of online leeractiviteiten.

3.3 Ontwikkelkrachtscan en andere online scans

Bij gebruik van de Ontwikkelkrachtscan kunnen wij verwerken:

• naam, e-mailadres, functie en organisatie;
• antwoorden op schaalvragen en open vragen;
• totaalscores, deelresultaten, sterkste hefbomen en ontwikkelkansen;
• persoonlijke rapportcode en rapportlink;
• datum, status en technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en misbruikpreventie;
• marketingtoestemming, inclusief datum en de gebruikte toestemmingstekst.

Scanresultaten worden in de beveiligde WordPress-database van Hulshof opgeslagen. Persoonlijke rapporten zijn bereikbaar via een unieke, moeilijk te raden rapportlink. Wie over die link beschikt, kan het rapport openen. Deel de link daarom niet met anderen wanneer je dat niet wilt.

3.4 AI-oefeningen en DialogueTrainer

Voor digitale rollenspellen en oefenscenario’s kan Hulshof DialogueTrainer gebruiken. Afhankelijk van de gekozen oefening kunnen antwoorden, tekst, audio of spraakopnamen, sessiegegevens en feedback worden verwerkt. Voorafgaand aan de oefening wordt duidelijk gemaakt welke gegevens worden vastgelegd en wie deze kan bekijken.

Toegang tot individuele sessies door trainers, groepsbegeleiders of management vindt alleen plaats binnen het afgesproken leerdoel en wanneer de deelnemer daar vooraf duidelijk over is geïnformeerd. Voor zover toestemming de grondslag is, kan die toestemming worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

3.5 Website, formulieren en nieuwsbrief

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en inhoud van het bericht bij contactformulieren;
• e-mailadres en eventuele naam, organisatie, interesses en toestemmingsregistratie bij nieuwsbriefinschrijving;
• technische gegevens over websitebezoek, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina’s, herkomst en cookievoorkeuren.

3.6 Sollicitanten

• naam en contactgegevens;
• cv, motivatie, opleiding, werkervaring en andere door de sollicitant verstrekte informatie;
• aantekeningen over gesprekken, geschiktheid en het verloop van de procedure;
• eventuele referenties, uitsluitend wanneer dat passend en vooraf besproken is.

Wij vragen sollicitanten niet om bijzondere persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn. Vermeld dergelijke gegevens daarom niet in een cv of motivatie, tenzij dat voor de procedure echt nodig is.

3.7 Trainers, coaches en opdrachtnemers

• identificatie- en contactgegevens, beschikbaarheid, deskundigheid en inzet;
• contract-, plannings-, declaratie-, bank- en factuurgegevens;
• gegevens die nodig zijn om wettelijke, fiscale of contractuele verplichtingen na te komen.

3.8 Bijzondere persoonsgegevens

Onze diensten kunnen ertoe leiden dat iemand zelf informatie deelt over bijvoorbeeld gezondheid, overtuigingen of persoonlijke omstandigheden. Wij vragen daar alleen om wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is. Deel in open tekstvelden of oefeningen geen gevoelige informatie die niet nodig is voor het doel.

4. Waarom en op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen de gevolgen voor de betrokkene. Wanneer wij toestemming vragen, is die vrijwillig en kan zij worden ingetrokken. Een intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

5. Delen wij persoonsgegevens met anderen?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen of wanneer daarvoor toestemming is gegeven. Wij kunnen onder meer gebruikmaken van:

Met partijen die namens Hulshof persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over privacy en beveiliging. Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken. In dat geval gebruiken wij een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, en nemen wij waar nodig aanvullende maatregelen.

6. ActiveCampaign en marketing

Hulshof gebruikt ActiveCampaign voor nieuwsbrieven en relevante marketingopvolging. Bij de Ontwikkelkrachtscan worden alleen personen die de afzonderlijke marketingtoestemming aanvinken als contact naar ActiveCampaign doorgestuurd. Daarbij kunnen naam, e-mailadres, organisatie, functie, samenvattende scanuitkomsten, invuldatum en rapportlink worden verwerkt. Losse antwoorden en open teksten worden niet voor dit doel naar ActiveCampaign gestuurd.

Iedere marketingmail bevat een afmeldmogelijkheid. Afmelden stopt toekomstige marketingcommunicatie. Voor zover noodzakelijk kunnen wij een minimale afmeldregistratie bewaren om te voorkomen dat iemand opnieuw onbedoeld wordt aangeschreven.

7. Cookies, Google Analytics en Tag Manager

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Daarnaast gebruiken wij Google Tag Manager om website-tags te beheren en kunnen wij Google Analytics gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Niet-noodzakelijke analytische of marketingcookies worden alleen geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven via de cookiebanner, tenzij de inrichting aantoonbaar onder een wettelijke uitzondering valt. Toestemming kan op ieder moment via de cookie-instellingen worden gewijzigd of ingetrokken. Google Tag Manager plaatst niet zelfstandig cookies, maar kan andere tags activeren.

De actuele cookies, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen horen in een afzonderlijke cookieverklaring of in het voorkeurencentrum van de cookiebanner te staan. Die technische lijst kan veranderen en moet overeenkomen met wat daadwerkelijk op de website actief is.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Scans en digitale oefeningen kunnen automatisch scores, categorieën, feedback of rapportages genereren. Deze uitkomsten zijn bedoeld als hulpmiddel voor reflectie, leren en gesprek. Hulshof neemt op basis daarvan geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor iemand rechtsgevolgen hebben of hem of haar anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil een langere termijn vereist. De onderstaande termijnen zijn het uitgangspunt.

Wanneer gegevens voor meerdere doelen worden gebruikt, kan de langste toepasselijke termijn gelden. Na afloop verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij bewaring nog rechtmatig en noodzakelijk is.

10. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Hulshof neemt passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s. Daaronder vallen waar passend:

• toegangsbeperking op basis van rol en noodzaak;
• sterke authenticatie, actuele software en beveiligde verbindingen;
• beperking en controle van beheerdersrechten;
• back-ups, logging en maatregelen tegen misbruik en ongewenste inzendingen;
• versleuteling of pseudonimisering waar passend;
• afspraken over vertrouwelijkheid met medewerkers, trainers en leveranciers;
• periodieke beoordeling van leveranciers, bewaartermijnen en incidenten.

Geen enkele beveiliging is absoluut. Denk je dat persoonsgegevens onvoldoende beveiligd zijn of is er mogelijk sprake van een datalek? Neem dan direct contact op via support@hulshoftcp.com.

11. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie kun je ons verzoeken om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die je zelf hebt verstrekt;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming;
• informatie over de wijze waarop wij jouw gegevens verwerken.

Stuur jouw verzoek naar support@hulshoftcp.com. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om jouw identiteit zorgvuldig vast te stellen. Stuur niet standaard een volledige kopie van een identiteitsbewijs mee. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of omvangrijke verzoeken kan deze termijn wettelijk worden verlengd; daarover informeren wij je tijdig.

Ben je niet tevreden over onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Gegevens die wij namens opdrachtgevers verwerken

Bij sommige trainingen, scans of online leeromgevingen bepaalt de opdrachtgever waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. De opdrachtgever is dan verwerkingsverantwoordelijke en Hulshof treedt op als verwerker. Voor vragen of privacyrechten kan het nodig zijn dat je je eerst tot de opdrachtgever wendt. Hulshof ondersteunt de opdrachtgever bij de afhandeling overeenkomstig de gemaakte afspraken.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen. De meest actuele versie staat op hulshoftcp.com. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat redelijkerwijs nodig is.

Laatst bijgewerkt: 29 juli 2026.